Stolperfalle Mitgliederversammlung
Eine gute Mitgliederversammlung beginnt lange vor dem eigentlichen Termin.
Mitgliederversammlung planen
Ein Blick in die Vereinnssatzung verrät: Wann muss die Mitgliederversammlung überhaupt stattfinden, wann, durch wen auf welchem Weg eingeladen werden?
→ Entwickelt euch aus diesen Vorgaben einen kleinen Zeitplan, oder tragt euch Termine direkt in einen Kalender ein. Ist dieser Kalender für alle Vorstandmitglieder sichtbar? So könnt ihr gemeinsam vorbereiten und im Falle eines Ausfalls ist keine aufwendige Arbeit Arbeit durch die Kollegen notwendig.
Zu Mitgliederversammlung müssen die Mitglieder eingeladen werden - logisch. Aber wer ist im Moment Mitglied und liegen von diesen die korrekten Adressen vor?
→ Nehmt euch vor der Mitgliederversammlung ausreichend Zeit, die Datenbasis eurer Mitglieder zu aktualisieren. Nur dadurch könnt ihr sicherstellen, dass alle Mitglieder, die einzuladen sind, ihre Einladung auch rechtzeitig erhalten. Führt eine regelmäßige (z.B. jährliche) Abfrage der Mitglieder nach ihren Kontaktdaten ein, sodass ihr nicht immer im Vorfeld der Versammlung daran denken müsst.
Die Rahmenbedingungen für die Mitgliederversammlung müssen so gewählt sein, dass sie den Ablauf der Versammlung nicht stören und für alle Mitglieder mitgetragen werden.
→ Schaut frühzeitig nach geeigneten Locations, um sie rechtzeitig zu buichen. Beachtet, dass die Versammlungsstätte für alle Mitglieder erreichbar ist, über ausreichend Platz und eine brauchbare Ausstattung verfügt.
Praxistipp: Erstellt euch einen wiederverwendbaren Jahresablauf mit festen Zeitpunkten für Terminfindung, Einladung, Antragsfrist und Vorbereitung. Das erspart das alles jedes Jahr aufs Neue aufzubereiten.
Mitgliederversammlung vorbereiten und einladen
Jetzt wird es konkret: Bevor zur Mitgliederversammlung eingeladen werden kann, muss sich der Vorstand im Klaren darüber sein: Welche Tagesordnugnspunkte müssen in der Mitgliederversammlung behandelt werden? Welche wichtigen Diskussionen, welche Beschlüsse stehen an; wird gar gewählt?
→ Definiert in einer frühzeitigen Vorstandssitzung, welche Tagesordnungspunkte behandelt werden sollen. Schreibt die Tagesordnung und - insbesondere bei wichtigen Beschlüssen - Beschlussvorlagen. Gerade an den Punkte, an welchen Textarbeit ansteht, z.B. bei Satzungsänderungen, ist es sinnvoll, wenn die Mitglieder im Vorhinein den Text lesen können.
Plant für wichtige Tagesordnungspunkte ausreichend Zeit ein.
Wichtig: Nur zu Tagesordnungspunkten, die in der Einladung den Mitgliedern genannt wurden, darf in der Mitgliederversammlung ein Beschluss gefasst werden (vgl. § 32 Absatz 1 Satz 2 BGB).
Teilweise räumen Vereins-interne Regelungen Anträge zur Tagesordnung bis zu einer ausreichenden Frist vor der Versammlung ein.
Jetzt kann eingeladen werden. Greift hierfür auf euren erstellten Zeitplan zurück. Habt ihr die Frist gewahrt? Ein Blick in die Satzun gverrät meist, wie eingeladen werden muss. Regelmäßig ist die schriftliche Einladung vorzunehmen.
→ "Schriftlich" heißt nicht, dass zwingend per Post eingeladen werden muss. Auch eine Einladung per E-Mail kommt in Betracht. Wichtig ist allerdings, dass alle Mitglieder erreicht werden.
Tipp: Lasst vor der Einladung alle Unterlagen nochmal von einer weiteren Person auf Richtigkeit und Satzungsgemäßheit prüfen.
Nun fehlt noch die persönliche und technische Vorbereitung. Braucht es für die Veranstaltung einen Beamer, ein Mikrofon oder andere Technik? Ist diese reserviert und funktioniert sie?
Wisst ihr, wer im Ablauf welchen Tagesordnungspunkt moderiert, wer was vorträgt, wer Protokoll führt?
→ Erstellt euch aus der Tagesordnung einen detaiilierten Ablaufplan der Sitzung. Alle Vorstandsmitglieder sollten diesen und ihre Rolle kennen. Verteilt die Aufgaben unter euch: Moderation, Dokumentation etc. Erstellt euch auch Verwaltungsunterlagen, wie eine Mitgliederliste, die euch an der Versammlung schnell die Anwesenheit und Stimmberechtigungen aufzeigen.
→ Macht vor der Versammlung (mit ausreichend Reaktionszeit) einen Technik-Check, bereitet gegebenenfalls Alternativen vor.
Eine kurze Checkliste kann hier viel Stress am Versammlungstag vermeiden.
Mitgliederversammlung durchführen
Jetzt zählt's: Die Mitglieder stehen bereit, die Versammlung beginnt. Wer ist alles anwesend? Wer ist stimmberechtigt, wer Gast? Ist die Versammlung beschlussfähig?
→ Arbeitet mit euren Vorlagen aus der Vorbereitung und stellt die Formalia (fristgerechte Einladung, Anzahl der stimmberechtigten Mitglieder, Beschlussfähigkeit) zur Versammlung fest und sprecht es gegenüber der Versammlung laut aus. Dokumentiert dies im Protokoll.
Werden zu Beginn Anträge zur Tagesordnung gestellt?
→ Die Reihenfolge der Tagesordnung kann in gewissem Rahmen, je nach Tagesordnungspunkten verändert werden.
Neue Tagesordnungspunkte können nur aufgenommen werden, wenn sie keinen Beschluss herbeiführen sollen.
Diskussionen und Redebeiträge sind wichtige Beiträge der Mitgliederbeteiligung. Mit ihnen kann die Meinungsbildung im Verein gestärkt und je nach Lage auch Beschlüsse geändert werden.
→ Gerade dabei hilft es, Wortmeldungen zu sammeln und auf eine faire Beteiligung zu achten. Vor jeder Abstimmung sollte für alle verständlich sein, worüber genau abgestimmt wird. Der konkrete Beschluss kann deshalb vor der Abstimmung noch einmal vollständig vorgelesen oder sichtbar eingeblendet werden. Ebenso sollten das Abstimmungsergebnis und gegebenenfalls Enthaltungen eindeutig festgestellt und laut ausgesprochen werden.
Praxistipp: Für zu fassende Beschlüsse lohnt es sich, den vorgesehenen Beschlusstext bereits vor der Versammlung zu verschriftlichen - und, wenn sinnvoll, auch schon den Mitgliedern zuzusenden. Das erleichtert Diskussion, Abstimmung und Protokollierung erheblich.
Mitgliederversammlung nachbereiten
Die Versammlug ist beendet, die Beschlüsse sind gefasst. Nun gilt es, die Dokumentation der Versammlung anzufertigen/abzuschließen. Die Beschlüsse, eventuell Wahlen müssen protokolliert und den Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Das Protokoll sollte deshalb zeitnah erstellt und wiederum fristgerecht veröffentlicht werden.
→ Schaut in die Satzung, welchen Vorgaben das Protkoll entsprechen, zu welcher Frist es den Mitglieder zur Verfügung gestellt werden muss und wie die Annahme der Protokolls durch die Mitglieder erfolgt.
→ Legt die entsprechenden Unterlagen zur Sitzung so ab, dass sie die Entscheidungen auch später noch nachvollziehbar belegen.
Nach der Versammlung ist vor der Versammlung: Die gefassten Beschlüsse müssen im Anschluss an die Mitgleiderversammlung umgesetzt werden.
→ Erstellt euch aus dem beschlüssen eine Aufgaben- oder Projektliste. Fasst die Beschlüsse gleich in einer Vorlage der Tagesordnung für die nächste Sitzung auf, damit diese dort zur Beschlusskontrolle gebracht werden können.
→ Wurde ein neuer Vorstand gewählt? Meldet die Änderung dem Vereinsregister. Beachtet: Ein gewählter Vorstand wird mit Annahme der Wahl verantwortlich und handlungsfähig.
→ Satzungsänderungen müssen ebenfalls zur Eintragung angemeldet werden und werden grundsätzlich erst mit ihrer Eintragung wirksam.
Nach der Mitgliederversammlung ist vor der Mitgliederversammlung. Die Erfahrungen aus Mitgliederversammlung sollten für die kommende Versammlung konserviert werden.
→ Erstellt euch eine Notiz in eurer Checkliste, eurem Sitzungkalender oder an anderer Stelle, sodass ihr Veränderungsbedarf gezielt berücksichtigen und an geeigneter Stelle wieder eingespielt bekommt.
Systeme schaffen - Kopf entlasten
Dieser beschriebene Ablauf muss nicht jedes Jahr neu ausgearbeitet werden. Viele Fragen rund um die Mitgliederversammlung können in einer Geschäfts-, und gegebenenfalls Wahlordnung geregelt werden.
Wichtig ist dabei: Eine solche Geschäftsordnung darf nicht im Widerspruch zur Satzung stehen oder Regelungen verändern, die verbindlich in der Satzung festgelegt sind. Gut abgestimmt kann sie aber den Rahmen für die reibungsfreie Leitung der Muitgliederversammlung schaffen und sowohl dem Vorstand als auch den Mitgliedern die notwendige Orientierung bieten.
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